Правда про управление временем

Основатель и генеральный директор eLearning Center Елена Тихомирова — о том, какие методы тайм-менеджмента действительно помогут упорядочить свою жизнь.

Послушать пост:

В понятии «управление временем» есть что-то магическое. Сразу вспоминается «Назад в будущее» или «Хроники Нарнии», где время, когда дети жили в Нарнии, в реальной жизни не занимало ни минуты. В повседневности же задача управления временем довольно простая: в «беличьем колесе» рабочих будней успевать сделать все, что запланировано.

Если вы, наконец, решили взять время под контроль, начните с советов из книги «Тайм-драйв» Глеба Архангельского или из бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Но, погружаясь в тему, важно помнить: идеального применения всех моделей не бывает. Правда в том, что все методики и принципы управления временем лишь вершина айсберга. Они не будут работать сами по себе, если за ними не будет стоять наблюдение за собой.

Мой стаж управления временем довольно существенный: на первые курсы тайм-менеджмента я попала в 13 лет по настоянию отца: он был убежден, что умение впихнуть в один день все, что только можно, и есть обязательное условие для успеха. Сегодня мне 40, и я знаю, что, несмотря на свою мудрость, в этом отец ошибался. Сильнее всего от перегрузки и вороха невыполненных задач страдают не те, кто ничего не знает про управление временем, а те, кто старается применять правила тайм-менеджмента в жизни. Потому что управлением временем — это не про время, а про собственные ресурсы, осознание своих сил и приоритеты.

Управление временем — это не про время

Как бы странно это ни звучало. Управлением временем — это про приоритеты и их постоянное исследование. Чему вы хотите уделять время, но не уделяете? Чему хотели бы посвящать меньше времени? Как вообще устроены ваши приоритеты? Например, в будни большую часть дня ваш приоритет — работа, вечером и в выходные — семья. И если вдруг какая-то рабочая задача перетекла в выходные, значит, где-то случилась ошибка, скорее всего, в приоритетах или в оценке своих возможностей.

Постоянный анализ

Составить план на неделю и месяц (и даже стараться следовать ему) — недостаточное условие. Конечно, изменения к лучшему будут, особенно если вы ничего подобного раньше не делали. Но реальную пользу вы ощутите, если хотя бы 20 минут в день будете анализировать, как используете время, почему получается именно так и как можно было бы сделать иначе. К примеру, посчитайте, сколько часов и минут посвящаете соцсетям, сериалам, играм и другим «похитителям времени».

Борьба с самим собой

Как только вы поймете, куда утекает ваше время, вам будет проще заполнять эту брешь тем, что в приоритете. Такие дела выступают в роли фильтра. Боритесь за свое время, не допускайте его утечек, учитесь говорить «нет» бесполезным занятиям и не забывайте отдыхать с пользой. И конечно, ежедневно анализируйте, с какими задачами справились, сколько времени они у вас заняли и что можно было бы сделать иначе.

Переоценка себя

Часто мы не умеем объективно оценивать свои силы и время. Нам кажется, что мы можем больше и быстрее. А потому включаем в свой план максимум задач, чтобы по окончании рабочего дня... снова перенести их на завтра. В итоге к пятнице чувствуем себя никчемным выжатым лимоном. За выходные (если они, конечно, были) берем себя в руки и составляем новый, не менее героический план, потому что уверены, что уж на этой неделе спуску себе не дадим. А дальше совсем печально, хвосты нерешенных задач растут, нервы сдают. Что делать?

Самое время остановиться и попробовать честно ответить самому себе на вопрос: есть ли хоть какие-то, даже самые идеальные, условия, в которых этот план можно было бы успешно воплотить? Ответ вы, скорее всего, знаете. При планировании продумайте и неблагоприятный сценарий, когда на вас могут свалиться неожиданные срочные дела.

Не восемь часов в день

Часто мы пытаемся распланировать весь восьмичасовой рабочий день, за исключением обеда. Но никто не способен трудиться каждую минуту своего рабочего дня. Мы пьем кофе, отвлекаемся на разговоры, сообщения в телефоне, другие непредвиденные вещи. Даже у самых собранных людей это занимает минимум час в день. Таким образом, за минусом обеда, ваш план на день не должен включать больше шести часов. Кроме того, дни никогда не бывают одинаково продуктивны: иногда у вас может просто не быть сил. Поэтому стоит сократить дневной план еще на час — до пяти часов и иметь в заначке задачи, которые вы сделаете, если у вас останется время. Удобно иметь относительно короткий список на неделю и длинный, например, на месяц и брать из них задачи на день.

Не бойтесь менять планы

Нельзя создавать планы, «высеченные в камне», хотя часто кажется, что именно этого требует от нас тайм-менеджмент. Вы можете заболеть, устать, не выспаться, и еще много чего может произойти «в штатном режиме». При этом ваши планы написаны в состоянии уверенном и мотивированном, потому что обычно именно в таком состоянии мы планируем свои дела. Но когда возвращаемся в обычную жизнь, можем реализовать такие планы лишь двумя способами — никак или через силу. А почти любое «через силу» очень больно бьет по мотивации. Потому все просто — планы можно и нужно корректировать в зависимости от вашего реального состояния. Лучше дать себе побольше воздуха и, будучи не в ресурсе, выполнять самые простые задачи. Потом, когда наберетесь сил, вы сможете гораздо эффективнее сделать сложное и трудоемкое.

Чередуйте простые и сложные задачи

Про это редко говорят специалисты по тайм-менеджменту, но после одной трудной задачи нельзя сразу же приниматься за следующую. Не стоит планировать две встречи подряд, одна точно пострадает. Не нужно, закончив одну статью, тут же начинать следующую. После того как мы сделали что-то, затратив много сил, нам требуется время на восстановление, и это обязательно нужно учитывать. «Перепланирование» и перегрузка — самые страшные враги продуктивности. Чередование задач — простых и сложных, поверхностных и глубоких, тех, которые нравятся и не нравятся, — это и есть оптимальное распределение нагрузки и рациональное использование ваших ресурсов.

Планируйте отдых

Это не про отпуск. Внутри рабочего графика для отдыха должно быть отведено специальное время. Это не про лень, а про необходимую возможность восстановиться в течение дня. Когда мы видим перед собой лишь непаханое поле работы, то начинаем чувствовать себя уставшими, даже если еще к ней и не приступали. Предполагается, что такое состояние бывает лишь у тех, кто не пытается управлять своим временем и не слышал про тайм-менеджмент. Но на самом деле обычно жертвы перегрузки — слишком старательные любители планирования и владельцы нескольких ежедневников.

Управление временем — это вовсе не про работу, хотя обучение тайм-менеджменту часто становится базовым для многих компаний. Управление временем — это про вас лично и всю вашу жизнь в целом. Тайм-менеджмент дает возможность заниматься тем, что нравится. Работа не должна съедать вас без остатка, у вас должны оставаться время и силы для спорта, отдыха, семьи и детей, хобби. Так что советуем использовать методики тайм-менеджмента, чтобы жить полноценной насыщенной жизнью.

Автор: Елена Тихомирова,
основатель и СЕО eLearning Center
https://t.me/prolearning